Annonsørinnhold
Sparer opptil 50.000 kroner på bruk av SmartDok - i måneden
Før selskapet digitaliserte seg holdt de på å drukne i papirer, nå er papir-helvete et glemt kapittel.
Denne artikkelen er over fire år gammel.
– Vi har gått fra en excel-verden og manuelle timelister til å ta i bruk SmartDok og digitalisere oss, forteller daglig leder i Grunnarbeid Vest AS, Arild Hatland.
– Digitaliseringen sparer oss en plass mellom 30-50.000 kroner i måneden. Dette mye takket være at svinnet reduseres, integrasjon mot økonomi system og dokumentasjon ovenfor en reklamasjon, forteller Arild.
Timeregistrering i app hindrer svinn
– Med SmartDok registreres timer og varer direkte inn i appen. Der timer og varer før var svinn er det nå data som hjelper til full kontroll på prosjektene.
– Vi har satt en regel i systemet der time- og vareregistreringer må rapporteres i SmartDok samme dag. Dette reduserer svinnet stort.
God kontroll resulterer i korrekt fakturering og lønnskjøring.
– Det er to tastetrykk, så er lønnen klar!
– Vår regnskapsfører berømmer systemet. Hun bare kontrollerer at alt er riktig, så er det bare å kjøre lønnen ut.
– Dermed er alt oppdatert hver dag, og jobben med å fakturere blir mye mindre tidkrevende. Samtidig får vi plass all viktig dokumentasjon, som resulterer i at kvalitetssikringen (KS) er mye bedre enn før.
Artikkelen fortsetter under bildet
Bildedokumentasjon er Alfa og Omega
Selskapets ansatte bruker bildedokumentasjonen i SmartDok, og dokumenterer dermed hva som blir gjort til en hver tid. Dette kommer svært godt med dersom det i ettertid skulle dukke opp en tvist.
– SmartDok er også genialt ved en reklamasjon. Vi dokumenterer mye med bilder, og som et eksempel kan jeg trekke frem en gang vi fikk en reklamasjon på en dreneringsjobb. Vi hadde da 187 bilder av jobben lett tilgjengelig og kunne da vise at vi hadde alt på det rette i denne saken. Her er det svært mye å spare, sier Arild.
Artikkelen fortsetter under bildet
Grunnarbeid siden 1994
Grunnarbeid Vest AS ble startet i 1994 og tilbyr alt innen grunn- og betongarbeid i Bergen og omegn. Selskapet driver blant annet med graving, boring/sprenging, betong, drenering, natursteinsmuring og riving. I dag består selskapet av 13 ansatte.
Hvorfor er dere et foretrukket valg?
– Kundene velger oss på grunn av kvalitet og den erfaringen vi har opparbeidet oss siden oppstarten. Vi er fleksible, og serviceinnstilte.
– Vår høyeste prioritet er nøyaktighet og kvalitet når vi utfører oppdrag. Vi har maskiner og utstyr for både små og store prosjekter.
Et av disse prosjektene var Wergeland hageby. Et prosjekt som Kallekleiv og Hatland er spesielt stolt over at selskapet utførte. Her gjorde selskapet grunnarbeidet. Hovedentreprenør var Byggmester Hitland.
– Dette var et komplisert oppdrag på mange måter, men der vår kompetanse på grunnarbeid og sprengning kom til gode.
HMS-håndboken digitalt
Med mange offentlige byggeplasser på kundelisten settes kravene for dokumentasjon enda høyere. Her har HMS-systemet til SmartDok vært til stor hjelp.
– Jeg ønsker å trekke frem HMS og den nye digitale HMS-håndboken i systemet, sier Arild.
– Det er lett for oss å bruke ut i felt via app, og ikke minst enkelt å legge frem dokumentasjon for oppdragsgiver. I tillegg er det enkelt å revidere den.
– Bedriftshelsetjenesten var fryktelig imponerte over hvordan vi hadde det. Det viser at vi har alt på stell!
Artikkelen fortsetter under bildet
Kun et tastetrykk unna
Styremedlem og eier av Grunnarbeid Vest AS, Bjørn Kallekleiv er glad Arild Hatland valgte å innføre SmartDok i starten av 2020.
– Det har vært en stor forbedring i forhold til hvordan det var før. Dette gjelder både timeregistrering, rapportering og kvalitetssikring, sier Bjørn.
– Før var det vanskelig å finne fram, eller få en god oversikt. Dette eksisterte nesten ikke. Nå har vi full oversikt. Vi registrerer varer, timer og tar bilder som vi legger ved sjekklister via HMS-modulen i SmartDok.
– Om det er noe vi lurer på, så er det kun noen få tastetrykk unna svaret!
– Nå skal det sies at vi fant ut av ting før også, men en brukte bare så mye mer tid. Så vi er storfornøyde med hvordan vi har det i dag.
– Resultatet er jo at våre kunder får bedre dokumentasjon og vi leverer høyere kvalitet, sier Bjørn til slutt.
Arild trekker frem fordelene med å ha oversikten over vare og massetransport,
– Vi oppdager kjapt i SmartDok om det mangler noen lass. Det resulterer jo igjen at en får det igjen på bunnlinjen.
Artikkelen fortsetter under bildet
Foretrekker fleksibilitet
Arild Hatland gir klart uttrykk for at han foretrekker fleksibiliteten som SmartDok gir han og selskapet.
– SmartDok består av flere moduler, og vi velger selv hvilke moduler vi skal ta i bruk. Dette fører også til at vi kan teste ut deler av SmartDok. Jeg kan for eksempel spørre om å få teste ut verktøy-modulen, og så uten å måtte binde meg til noe får jeg testet ut om denne delen av systemet er noe som kan gi oss verdi, sier Arild.
Artikkelen fortsetter under videoen
– At SmartDok tillater fleksibilitet er veldig bra! Jeg tror ikke det finnes noe bedre system, i hvert fall for entreprenørbransjen, er klar tale fra Arild.
Arild ønsker også å skryte av selve prosessen med å komme i gang med å digitalisere seg.
– Vi bestemte oss for SmartDok i februar, og var veldig kjapp med å få det opp å gå. Allerede i mars var alle i selskapet i gang med å registrerte timer og varer i systemet.
– Oppfølgingen fra SmartDok har vært veldig bra, og jeg ønsker å skryte av Steffen i Bergen som har vært veldig flink med oppfølging.
