Invos prosjektløsninger:
Slik forenkler vi samhandlingen i BundeByggs utviklingsprosjekter

Lena Bresky er utviklingsleder i BundeBygg. Hennes jobb er å lede prosjekter fra tidlig fase og frem til oppstart på byggeplass. Prosjektene hun jobber med vokser seg ofte større over tid, og krever som regel involvering og koordinering av flere fag underveis. Det betyr at hun virkelig har fått testet bruken av Invos prosjektløsninger for god samhandling. 

Prosjektverktøy som skaper felles forståelse

En av de første leveransene i et utviklingsprosjekt er en god oppgaveforståelse. Her skal teamet, med ulike fagområder involvert, forenes om hva som skal leveres og hvilke utfordringer som skal løses underveis. Behovet for god samhandling oppstår idet første setning skal skrives ned.

For Lena er det viktig at prosjektverktøyene gir alle på teamet en helhetsforståelse fra start.

- Vi begynner alltid å jobbe i et felles dokument. Da er det lettere å få på plass en overordnet oppgaveforståelse, og deretter beskrive hvordan dette spiller seg ut for hvert fag. Før kunne jeg ofte se at et prosjekt ble beskrevet med små og store nyanseforskjeller av ulike rådgivere. Da ble jeg ofte løpende litt etter teamet for å pirke i tekster, forteller Lena.

Nå opplever hun at oppgaveforståelsen blir effektivt forankret tidlig i prosjektet, samtidig som samspillet mellom fagene blir tydeligere fra start.

- Ta for eksempel universell utforming i byggeprosjekter. Det gjelder for alle fag og bør ha en overordnet tilnærming. Den må vi bli enige om først, før de ulike fagene følger opp med en beskrivelse av hvordan de skal hensynta dette i prosjektet. Det arbeidet synes jeg går raskere og blir tydeligere for alle nå, sier Lena.

Les mer om hvordan Invo Prosjekt forenkler oppstart, samhandling og dokumenthåndtering.

Effektiv informasjonsdeling og versjonskontroll

Lena er tydelig på hva hun ser etter i prosjektstyringssystemer og -verktøy. For det første, ønsker hun å forholde seg til én arbeidsflate for både informasjon- og oppgavefordeling. Det gjør hun med Invos løsninger.

- Min jobb går ofte ut på å dele informasjon med teamet og fordele ansvar. Jeg skriver mye referater og gir enkeltpersoner oppgaver de må følge opp. Da er det praktisk å ha alle dokumenter i samme arbeidsflate slik at jeg enkelt kan lenke til dokumenter som rådgiverne skal bruke. Da er det lett for dem å klikke seg rundt og, ikke minst, sørger vi for at alt som gjøres forblir inne i arbeidsflaten vår, sier Lena.

Deretter trekker hun frem god versjonshåndtering som et viktig kriterie.

- Med Invos løsninger vet jeg at siste versjon alltid ligger i arbeidsflaten vår, og at det er den som brukes av teamet. Det er lenge siden jeg har sett dokumentnavn som slutter på «_V9» eller «kommentert av NAVN», forteller hun.

Dermed slipper hun å klippe og lime inn kommentarer og endringsforslag i et dokument, og unngår en potensielt stor tidstyv.

Visste du at Invo Prosjekt gir deg smart dokumenthåndtering med versjonskontroll? Les mer her. 

Skalérbar funksjonalitet

Etter hvert som et utviklingsprosjekt skrider frem, blir flere fag involvert og flere detaljer nødvendig. For en prosjektleder betyr det ofte mer koordinering og dokumenthåndtering. Kravene til et godt prosjektstyringssystem og -verktøy skjerpes. Da settes Invos løsninger virkelig på prøve.

- I sluttfasen av et utviklingsprosjekt er det mange fag involvert. Da er vi avhengig av å ha et godt system og gode verktøy for samhandling som hele teamet forstår og faktisk bruker. Det gjør vi med Invo. Jo større et prosjekt er, jo mer setter jeg pris på alle produktene og funksjonene vi har, forteller Lena.

Invos løsninger er skalérbare og kan tilpasses ulike behov etter hvert som et prosjekt utvikler seg. 

Lurer du på om noen av våre løsninger passer for deg? Bli bedre kjent med oss her.   

Gjenkjennbare maler og mappestrukturer

I arbeidshverdagen krever mailinnboksen ofte at Lena må hoppe mellom ulike prosjekter og ulike faser. Da er det viktig med gjenkjennbare mappestrukturer og rask navigasjon.

- Jeg kan få spørsmål om stort og smått fra ulike team, og er derfor innom flere prosjekter i løpet av en arbeidsdag. Siden alle prosjektene våre er bygd opp med samme maler og mappestrukturer, så er det enkelt for meg å hoppe inn og ut og orientere meg på tvers av prosjekter, forteller Lena.

Invo Prosjekt har både predefinerte maler og mappestruktur som gjør det raskt og enkelt å bruke. Malene kan tilpasses store eller mindre prosjekter.

Gjenbruk av maler sparer dessuten tid på repetitive oppgaver, som for eksempel rapportering.

- I alle prosjekter gjør vi jevnlige prosjekt- og økonomirapporter. En ting jeg setter veldig pris på, er at vi alltid bruker de samme rapporteringsmalene på alle prosjekter. Det er en hyllevare som sparer meg mye tid og energi, sier Lena. 

Ulike oppgaver – ett startpunkt

Selv om Lena bruker mye tid dypt inne i mappestrukturer og prosjektdokumenter, er det én modul hun foretrekker foran alle andre: Startsiden.

- Det beste jeg vet er startsiden min i Sharepoint! Her ligger alle applikasjonene jeg bruker mest. Her har jeg alle admintilganger, prosjekttilganger og fagtilganger, som for eksempel Byggforsk.no. Det gir meg alltid ro i sjela og en god start på dagen, sier Lena.

Invo har flere løsninger som er skreddersydd for bygg- og anleggsbransjen. Vurderer du én eller flere nye prosjektløsninger som gir bedre samhandling? 

Ta kontakt med oss så finner vi ut hva som passer.