Hvordan bli best i å registrere og behandle avvik?

Å tie om avvik er en stilltiende aksept for å bryte regler. Med et digitalt avvikssystem vil du forbedre praksis og kunne ta lærdom av feil.

Du ser det for deg; Det er hektisk og arbeidsdagen nærmer seg slutten. I det du snur gravemaskinen kommer du borti en de ansattes biler som du er sikker på ikke stod der i sted. Et lite avvik som kommer til å koste selskapet penger og ikke minst mye tid.

Uten et avvikssystem vil en ikke kunne implementere rutiner slik at en slik hendelsen ikke gjentar seg. I dette tilfellet hadde heldigvis selskapet et intrikat avvikssystem basert på penn, papir og permer i tilfeldige farger.

Gangen i rapporteringen kan da fort bli like galt som dette:

1. Den ansatte venter etter at arbeidsdagen er utført med å notere avvik

2. Den ansatte noterer ned et noe unøyaktig avvik på et avviksskjema på papir

3. Avviksskjemaet blir liggende i gravemaskinen et par uker før det leveres inn. I mellomtiden har nok en bil blitt truffet av en annen sjåfør

4. Avviksskjemaet blir levert inn til HMS-ansvarlig og lagt i en rød perm

5. HMS-ansvarlig går etter hvert gjennom avvikene som er levert inn og setter inn tiltak om at de ansattes personlige biler alltid skal parkeres utenfor arbeidsområdet

Vel blåst! Tre-fire uker for sent, men arbeid på sett og vis utført…

Hvordan kan denne prosessen forbedres?
For å bli best på å registrere avvik og drive forebyggende arbeid er det anbefalt å ta i bruk et digitalt system som er lett å bruke, og som er rettet mot bransjen. SmartDok hare vært på markedet siden 2007 og har siden dag 1 hatt en skjema/bilde modul der en kunne lage sjekklister. Siden den gang har systemet utviklet seg betydelig, og sammen med bransjen har selskapet utviklet produktet sitt til et hjelpemiddel som bygg- og anleggsbransjen har trykket til sitt bryst.

Jeg ønsker å teste ut SmartDok

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Nå med RUH!
I november 2018 lanserte SmartDok RUH i sin løsning, og interessen har ikke latt vente på seg.

– Interessen har vært enorm dagene etter lansering. Vi ser at bransjen ønsker et system for rapportering av uønskede hendelser som er enkelt å bruke og som leveres til en fornuftig pris, sier salgssjef Per Tore Hansen i SmartDok.

I dag bruker mange i bygg- og anleggsbransjen som illustrert øverst i saken et papirbasert avvikssystem. Med SmartDok sin RUH-løsning vil det være mulig å rapportere om uønskede hendelser på en mye mer oversiktlig og enklere måte.

SmartDok er det ideelle rapporteringsverktøy for uønskede hendelser. Med HMS/KS PRO-modulen kan du enkelt rapportere og dokumentere avvik med og uten GPS-sporede bilder via appen. Rapporten brukes til analyse av situasjonen for å finne ut om det er behov for nye eller endrede prosedyrer, og forbedrende tiltak kan iverksettes. Enklere kan det ikke gjøres!

Sjåføren av gravemaskinen kunne i eksempelet over registrert et nøyaktig avvik med en gang via mobiltelefonen, og foreslått et tiltak. Han kunne tatt et bilde av situasjonen og så sendt inn til HMS-ansvarlig som igjen kan behandle avviket fortløpende.

Et bra avvikssystem i en bedrift rapporterer og dokumenterer avvik, behandler avvikene, definerer tiltak og vurderer så effekten av tiltakene.

Dersom du ønsker å vite mer om SmartDok kan du besøke hjemmesiden og legge igjen dine detaljer i kontaktskjemaet.